Pouvoir accéder, traiter ses données et toutes les informations de l’entreprise où que vous soyez, c’est pour vous et votre entreprise un gage d’efficacité à tous niveaux, de réactivité et un atout commercial.

Pour répondre à cet enjeu, le Centre Technique d’Application et d’Innovation invite les chefs d’entreprise artisanales et leurs conjoints à un deuxième rendez-vous des SOIREES PRO qui leur sont exclusivement destinées :

le jeudi 31 mai 2012 à 18h00

au siège de l'UGA et du CTAI
Maison de l'Artisanat de Colmar

Smartphones et tablettes :
Optimiser l'usage de vos terminaux mobiles pour votre entreprise

Cette présentation s'adresse à des utilisateurs déjà équipés d'unsmartphone ou d'une tablette et souhaitant approfondir l'utilisation qu'ilsfont de leur équipement. Plusieurs démonstrations pratiques auront lieu.

• Rappel des principales fonctionnalités et des réglages indispensables
• Suivre son activité : alertes, rendez-vous, agenda...
• Prendre des notes, des mesures, calculer, photographier...
• Les usages commerciaux : catalogue des références et des réalisations...
• Communiquer simplement : contacts, messagerie, réseaux...
• Se déplacer facilement : navigation, guidage, trouver des services...
• Les plus : partage de connexion, reconnaissance vocale, sauvegarde des données... 

La participation à cette soirée est GRATUITE et s'effectue sur inscription préalable.

Le nombre de places étant limité, nous vous invitons à nous retourner au plus tôt votre bulletin de participation. A l'issue, nos spécialistes vous retrouveront autour du verre de l'amitié.

Accéder au formulaire d'inscription

Pour tout renseignement complémentaire, merci de contacter le secrétariat du CTAI au 03 89 23 65 65.

Comment télédéclarer ?

•   Sélectionner « déclarer mes revenus »
•   Flasher le code (flashcode), imprimé sur votre déclaration papier
        - Soit en bas à droite de la déclaration papier (Voir ci-dessous)
        - Soit en haut à gauche de la lettre "éco-papier" (Voir ci-dessous)

Cela vous donnera accès à votre déclaration préremplie.

Il n’est pas possible d’effectuer des modifications via le smartphone. Mais il est toujours possible, même après validation, de consulter et de modifier sa déclaration via un ordinateur, sur le site officiel impots.gouv.fr.

 Quand télédéclarer ?

Le service de télédéclaration via le smartphone dispose des mêmes échéances que la télédéclaration par ordinateur, à savoir :

Comment télépayer ?

L’application permet également d’effectuer le paiement pour les personnes qui télépaient déjà un impôt. Pour cela :

• Sélectionner dans l’application « payer mon impôt »
• Flasher le code (flashcode) imprimé sur votre avis d'imposition
• Vérifier l’exactitude du montant indiqué
• Valider

Le montant sera prélevé sur votre compte bancaire 10 jours après la date limite de paiement.

Pour en savoir plus :

Fiche technique de l’application « impots.gouv » - Direction générale des finances publiques (avril 2012)

Dossier d’information concernant l'impôt sur le revenu : « Année 2012, déclaration des revenus 2011 », 2^ème partie : « Valider sa déclaration par smartphone » (p.34 du PDF) - Direction générale des finances publiques (avril 2012)

« La télédéclaration pensez-y, ça vous simplifie la vie » - Ministère du Budget, des Comptes publics et de la Réforme de l'État Direction générale des finances publiques

Un mot de passe vous permet de vous authentifier pour accéder à un site, à une session d’ordinateur, à un service en ligne. Il assure une protection contre le vol de données et contre les intrusions dans les systèmes informatiques. Pour remplir correctement sa mission, le mot de passe doit répondre à certaines règles de sécurité.

Pourquoi prêter attention à la sécurité du mot de passe ?

Quelques règles très simples permettent pourtant d’éviter ces désagréments.

Garder son mot de passe secret

Le mot de passe est personnel. La première des sécurités est de ne pas le divulguer, à qui que ce soit.

Ne l’inscrivez pas dans un fichier informatique. En cas de vol de l'ordinateur (cambriolage par exemple), les voleurs y auront facilement accès et pourront donc vous nuire très rapidement (surtout si votre session n'est pas protégée...)

Ne le notez pas non plus sur un bout de papier, même bien caché (donc pas de post-it sur l’écran, ni sous le clavier, ni ailleurs). Les cachettes sont peu nombreuses et bien connues, sans compter que vous risquez de le perdre !

Enfin, n’enregistrez pas vos mots de passe sur les sites auxquels vous vous connectez. Il vous sera proposé de « retenir » le mot de passe afin de permettre une connexion automatique à la prochaine visite. Refuser permet d’éviter à un tiers malveillant qui aurait accès à votre poste de se connecter à votre place…

Choisir un mot de passe complexe

 Un mot de passe pour chaque usage

Il est conseillé d’utiliser un mot de passe différent pour chaque type d’activité (session d’ordinateur, messagerie, site d’e-commerce, etc.)

En cas de piratage de l’un d’eux, il ne sera pas nécessaire de tous les changer.

Pour en faciliter la mémorisation, vous pouvez utiliser la même base et différencier les différentes variantes par des petites modifications (symboles ou chiffres à la fin par exemple)

Effectuer des modifications régulières

Pour une sécurité optimale, les mots de passe doivent régulièrement être changés. Notamment ceux qui nécessitent un usage fréquent (session d’ordinateur par exemple).

Pour en savoir plus :

Portail de la sécurité informatique – Fiche technique « Mot de passe » (22.03.2007)

« Vos mots de passe sont-ils suffisamment sûrs ? » - Demain la veille (10.04.2012)

« Comment choisir un bon mot de passe ? » - Demain la veille (05.09.2009)

Attention : archiver n’est pas sauvegarder

Les archives sont des documents produits, recueillis, échangés, classés qui ; quels que soient leur forme, leur date et leur support ; sont conservés en vue d’une consultation ultérieure.

Mais l’archivage doit permettre de conserver les documents de manière fiable, sur de longues périodes. Il faut donc être en mesure de garantir leur authenticité, leur intégrité, leur confidentialité et leur pérennité afin qu’ils puissent constituer une preuve. On parle alors d’archivage probant. 

Assurer la valeur probante des documents

Pour que les documents aient valeur de preuve, l'archivage doit garantir :

Choisir une technique d’archivage

Aucune disposition légale n’impose de dispositifs spécifiques. Les entreprises sont libres de choisir leur technique d’archivage à condition qu’elle offre toutes les garanties précitées.

•  Des supports physiques

C’est à l’entreprise d’attester de la bonne conservation des documents et d’assurer le transfert de technologie.

• Un prestataire externe

Différencier l’original et la copie

Que le document original soit papier ou électronique, le système d’archivage doit permettre de le conserver dans son format d’origine. Cela signifie que la numérisation de l’original papier ou bien l’impression de l’original électronique n’auront valeur que de copie.

Respecter les délais de conservation

Les documents doivent être conservés pour trois raisons fondamentales :

La durée de conservation variera en fonction de la nature du document.

Quelles sont les sanctions encourues ? 

• En matière pénales

La destruction, la dégradation ou la détérioration d’un registre, d’une minute ou d’un acte original de l’autorité publique est punie de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende (art. 322-2 du code pénal).

Par ailleurs, toute personne exerçant une activité commerciale ou artisanale, tout agriculteur et toute personne physique exerçant une activité indépendante qui, dans le cas de l’ouverture d'une procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, a fait disparaître des documents comptables de l’entreprise (ou de la personne morale) ou encore n’a pas tenu de comptabilité complète ou régulière, peut être déclarée coupable de banqueroute (art. L654 du code de commerce).

• En matière fiscales

 « L’absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication de l’Administration entraîne l’application d’une amende de 1 500€. » art. 1734 du CGI

L’amende est doublée si la situation n’a pas été régularisée sous 30 jours.

En cas de contrôle, le fait d’empêcher un agent habilité à constater les infractions d’accomplir sa fonction est passible de 25 000€ d’amende. En cas de récidive, en plus de l’amende, le tribunal correctionnel peut prononcer une peine de 6 mois d’emprisonnement (art. 1746 du CGI). 

Pour en savoir plus :

"Guide de l'archivage et du coffre-fort électronique" à télécharger en PDF sur le site de la FNTC (2010)

"Archivages - coffre-fort numérique : Le coffre-fort virtuel s’impose désormais comme un incontournable" Le nouvel économiste (13.10.2011)

« Archivage légal » - Guide informatique

Dans le cadre de votre activité, vous pouvez être amené à collecter des données à caractère personnel. C’est notamment le cas lors d’une embauche, par l’utilisation d’une messagerie électronique, d’un annuaire d’entreprise ou encore la tenue d’un dossier professionnel pour chaque salarié.

Ces informations font l’objet d’une réglementation stricte. Leur collecte, enregistrement,  modification, stockage et transmission sont régis par la loi informatique et liberté.

Toutes les structures amenées à en collecter sont concernées et les sanctions en cas de non-respect de la réglementation peuvent être lourdes.

Que sont exactement les données personnelles ?

Les données personnelles sont définies comme étant tout ce qui permet d’identifier une personne (comme son nom, son adresse, son numéro de sécurité sociale, sa photo, etc.).

À ne pas confondre avec les données dites « sensibles » qui peuvent conduire à un comportement discriminatoire en raison de leur teneur (origine, orientation sexuelle, état de santé, appartenance syndicale, etc.). Elles ne peuvent être ni recueillies ni exploitées, sauf dans certains cas où la finalité du traitement l’exige et sous réserve d’obtenir l’accord explicite de la personne concernée.

Les obligations en cas de collecte

Le fichage des personnes n’est pas libre ! Vous devez effectuer des déclarations auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Certains fichiers sont cependant dispensés.

Découvrez sur le site de la CNIL quelle procédure doit s’appliquer selon le type de fichier.

La mise en place de certains dispositifs nécessite une autorisation préalable de la CNIL (par exemple des caméras de surveillance ou des badgeuses). Ils ne peuvent en aucun cas être installés et utilisés sans cette autorisation !

Enfin, ces données ne doivent jamais être communiquées à une personne non-autorisée.

Les droits des personnes fichées

Vous devez informer les personnes concernées de leurs droits, qu’elles soient salariées, apprenties, clientes, etc. Elles doivent connaître :

   -  L’identité de la personne qui collecte les données

   -  La finalité du traitement (c’est-à-dire la raison pour laquelle elles sont collectées)

   -  Leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition.

Concernant le droit d’opposition, il ne s’applique pas dans le cas de collecte à des fins de fichiers publics (fisc, sécurité sociale, CAF, police, etc.) car ils sont constitués en vue de la sécurité du territoire et du respect des principes de notre République.

La durée de conservation de ces données

Vous ne pouvez pas garder ces informations indéfiniment. Le responsable des fichiers doit déterminer une durée raisonnable de conservation, en fonction de leur finalité.

La CNIL recommande de ne pas conserver les données personnelles plus de 2 ans après le dernier contact avec la personne concernée. Néanmoins, certains documents doivent être conservés plus longtemps, pour des raisons d’archivage légal (comme par exemple les contrats de travail).

Les sanctions encourues

Pour en savoir plus :

http://www.cnil.fr/

"Les données personnelles et la protection de la vie privée à l'heure des nouvelles technologies" - Net Iris (28.03.2012)

Pouvoir accéder, traiter ses données et toutes les informations de l’entreprise où que vous soyez, c’est pour vous et votre entreprise un gage d’efficacité à tous niveaux, de réactivité et un atout commercial.

Pour répondre à cet enjeu, le Centre Technique d’Application et d’Innovation invite les chefs d’entreprise artisanales et leurs conjoints à un premier rendez-vous des SOIREES PRO qui leur sont exclusivement destinées :

le jeudi 29 mars 2012 à 18h00

au siège de l'UGA et du CTAI
Maison de l'Artisanat de Colmar

Smartphones et tablettes :
de vraies opportunités pour votre entreprise artisanale

Première partie :
De l’intérêt d’un smartphone ou d’une tablette au quotidien

Cette présentation sera basée sur des démonstrations pratiques sur différents terminaux et s’adresse à des personnes non initiées.

Venez découvrir toutes les possibilités offertes par les solutions mobiles afin de développer votre activité.

• Les différents terminaux et les offres d’abonnements des opérateurs
• Prise en main et principes de bases
• Téléphoner, prendre des notes, des photos, calculer, rappels, rendez-vous, messagerie, itinéraires, ...
• S’informer, consulter, commander ...
• Trouver et rajouter des applications spécifiques

Inscription gratuite auprès du secrétariat du CTAI - Tél. 03 89 23 65 65 ou par mail contact@ctai.fr

Le CTAI est membre du Réseau des Pôles d'Innovation de l'Artisanat

Dans le cadre d’une réponse électronique à un appel d’offre, la copie de sauvegarde permet au candidat de sécuriser sa candidature en la reproduisant à l'identique sur un support distinct et distant de l'ordinateur porteur des données originales. Elle permet de parer d'éventuelles défaillances techniques à l'ouverture des plis par l'acheteur public.

Le candidat n’est pas obligé d’y avoir recours. L’acheteur public ne peut donc pas l’y obliger ! (Cf. art. 56-V du Code des Marchés Publics). Elle sert surtout à rassurer le candidat, les candidatures électroniques (horodatées et envoyées immédiatement) étant plus fiables que les candidatures papiers.

Mode de transmission

Vous êtes libre de choisir le format de votre copie de sauvegarde : papier ou électronique. L’acheteur public là encore ne peut pas vous l’imposer.

En revanche, si c’est le format électronique qui est choisi, l’acheteur public peut exiger un type de support (CD-Rom, clé USB, etc.)

Règles à respecter

La transmission de la copie de sauvegarde n’est pas obligatoire, mais elle est strictement encadrée.

• Délais

Elle doit être transmise en temps et en heure, au même titre que la candidature. En cas de transmission hors délai, elle ne pourra pas être utilisée.

• Noms

Le nom du fichier contenant la copie de sauvegarde doit être clair et cohérent. La mention "copie de sauvegarde" est obligatoire.

Si l’acheteur public impose une nomenclature, vous devez la respecter.

• Signature 

La copie numérique doit impérativement être signée au moyen d'un certificat de signature électronique. De même pour chaque document composant la candidature et l’offre. La signature du fichier contenant l’ensemble des documents ne fait pas foi (c’est comme si vous signiez l’enveloppe d’un courrier postal !)

Par ailleurs, la copie de sauvegarde doit être séparée du reste de la candidature, enregistrée dans un fichier distinct. (C’est là tout l’intérêt d’une copie).

N.B. : La copie de sauvegarde papier devra également comporter votre signature, mais manuscrite. 

Dans quels cas est-elle utilisée ?

Cependant, les situations sont évaluées au cas par cas.

Toute ouverture de la copie de sauvegarde pour toutes autres raisons que celles précitées sera considérée comme abusive.

Si elle n’a pas été utilisée à la fin de la procédure de passation, elle sera détruite.

Pour en savoir plus :

Dominique DAMO. Copie de sauvegarde : attention aux abus. Le mensuel de l’acheteur public, octobre 2010, p.25

Hélène Villeman. La dématérialisation des marchés publics et son impact sur les marchés de maîtrise d’œuvre. Médiations, Octobre 2011, n°22, p. 8

Marche.public.fr : copie de sauvegarde

Pour présenter des idées, travailler à plusieurs sur des concepts ou encore prendre des notes hierarchisées, la carte heuristique est tout indiquée. Plusieurs logiciels permettent de réaliser de tels schémas et notamment les 3 outils gratuits sont particulièrement pratiques :

• freemind : http://freemind.sourceforge.net/
• freeplane : http://freeplane.sourceforge.net/
• xmind : http://www.xmind.net/

De nombreuses qualités pour ces outils qui exploitent le format FreeMind (.mm) et permettent donc d'interopérer entre eux. De plus, ils sont multi-plateformes, disponibles sur Windows, Mac Os X et Linux.

Pour échanger des idées, pour une séance de brainstorming ou encore pour structurer un projet, il est souvent primordiale de collaborer et il est alors crucial de transmettre des documents interopérables entre divers outils d'où le choix d'un outil qui gère le format mm.

A noter également pour Mac l'application MindNode disponible sur le MacAppStore gratuitement.

Il existe aussi des outils en ligne de mind mapping pour collaborer efficacement, notamment sur le Chrome Web Store (MindMapr, Mind42, MindMeister, ...) mais ces outils se caractérisent par une formule payante pour stocker et partager en ligne les documents ou alors des fonctions limités de sauvegarde et d'export.

Le choix d'un outil pour réaliser ces cartes va alors reposer sur une préférence d'ergonomie avec des résultats très comparables entre les 3 candidats pour un niveau de fonctionnalités similaire.

Notre conseil : essayez ces outils et vous constaterez par vous-même l'intérêt d'un tel outil pour de nombreux cas d'application.

Le seuil de dispense de procédure passe de 4000€ à 15 000€

Le décret du 9 décembre 2011 actualise le code des Marchés Publics (CMP) en relevant le seuil de dispense de procédure à 15 000€ HT et en mettant en cohérence les autres seuils.

Cela signifie que la publicité ou à la mise en concurrence sera facultative pour le donneur d’ordre dès lors que le montant estimé du marché sera inférieur à 15 000€ HT.

L’entrée en vigueur de ce décret a été fixée au 12 décembre 2011. Ainsi tout contrat pour lequel une consultation a été engagée ou un avis d'appel public à la concurrence a été envoyé à la publication avant cette date n’est pas concerné.

Par ailleurs, ce même décret met en cohérence les autres dispositions du CMP comportant également des seuils : seuil au-delà duquel un contrat revêt obligatoirement la forme écrite, seuil de publicité et seuil de notification du contrat.

Pour en savoir plus :

Consulter l’article « Actualisation de certains seuils des marchés publics », publié sur Net-Iris (12.12.2011)

1er janvier 2012 : augmentation des seuils d’application

Comme l’avait annoncé la Direction des Affaires Juridiques de Bercy en novembre dernier, les seuils des procédures européennes de passation des marchés publics vont augmentés (pour la première fois depuis 2004).

A compter du 1^er janvier 2012 jusqu’ au 31 décembre 2013, les seuils mentionnés dans le CMP seront les suivant :

  -  130 000 euros HT pour les marchés de fournitures et de services de l'Etat (au lieu de 125 000 euros HT actuellement) ;

  -  200 000 euros HT pour les marchés de fournitures et de services des collectivités territoriales (au lieu de 193 000 euros HT) ;

  -  400 000 euros HT pour les marchés de fournitures et de services des opérateurs de réseaux (au lieu de 387 000 euros HT).

  -  5 000 000 euros HT pour les marchés de travaux (au lieu de 4 845 000 euros HT) ;

1er janvier 2012 : obligation d’accepter les offres et candidatures électroniques

A compter du 1^er janvier 2012, le donneur d’ordre devra impérativement accepter les candidatures et offres électroniques pour tout marché supérieur à 90 000€ HT. Il ne pourra donc plus imposer le papier, le candidat étant libre de choisir la modalité de réponse par voie électronique.

Cette nouvelle disposition s’applique quelque soit la nature du marché (fournitures, travaux ou services) et cela en application du décret du 17 décembre 2008.

Le gouvernement poursuit sa politique d’extension des téléprocédures fiscales et sociales. Sa mise en place passe par un abaissement progressif des seuils. L’objectif étant la généralisation des téléprocédures à toutes les entreprises dans les années à venir.

Déclarations fiscales

• Les seuils actuellement en vigueur

Depuis le 1^er octobre 2011, les entreprises dont le chiffre d'affaire (CA) annuel HT est supérieur à 230 000€ doivent obligatoirement :

    - Télédéclarer et télérégler leur TVA et leurs annexes

    - Télétransmettre les demandes de remboursement de TVA

    - Télérégler leur Impôt sur les Sociétés (IS)

   - Télérégler leur Taxe sur les Salaires (uniquement si elles sont soumises à l’obligation de télérégler l’IS)

    - Opter pour un mode de paiement dématérialisé pour leur CFE : le télérèglement ou le prélèvement à l’échéance ou le prélèvement mensuel 

• Les nouvelles mesures de 2012 à 2014

De nouvelles mesures ont été annoncées par le projet de loi de finances rectificative (PLFR) concernant les prochains abaissements de seuil des téléprocédures.

Pour les entreprises non soumises à l’IS, le seuil de télédéclaration de la TVA fixé actuellement à 230 000€ de CA annuel HT, serait abaissé à 80 000€ en octobre 2013. La procédure devrait être généralisée à l'ensemble des entreprises en 2014.

 Déclarations sociales

Une proposition de loi de simplification du droit, discutée en octobre 2011, prévoit que la dématérialisation des déclarations sociales suive la même voie que les téléprocédures fiscales.

• La procédure de recrutement en première ligne

 La déclaration préalable à l’embauche devrait être adressée par voie électronique à compter du 1^er janvier 2012 par les grandes entreprises ayant accompli plus de 1500 embauches au cours de l’année civile précédente.

Ce seuil serait abaissé à 500 dès le 1^er janvier 2013.

• Nouveau mode de transmission de l’attestation d’assurance chômage

Les établissements de 10 salariés et plus seront dans l’obligation d’établir l’attestation d’assurance chômage par voie électronique à compter du 1^er janvier 2012.

• Le seuil des téléprocédures pour les déclarations de cotisations sociales 

Actuellement, les entreprises redevables de 150 000€ de cotisations et contributions sociales au titre de l'année civile précédente doivent avoir recours aux téléprocédures.

À compter du 1^er janvier 2012, le seuil sera abaissé à 100 000€. L’obligation de télédéclaration et de télépaiement en ligne seraient étendue aux entreprises soumises à l’obligation de verser mensuellement leurs cotisations sociales.

Au 1^er janvier 2013, le seuil serait à nouveau abaissé à 50 000€.

• Réduire les déclarations sociales des entreprises : la DSN

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) a pour objectif de regrouper les données nominatives ayant servi au calcul de la paie. Elle serait effectuée en ligne automatiquement au moment de la paie et comprendrait la rémunération mensuelle du salarié ainsi que les mouvements relatifs à son arrivée et son départ. 

Au 1er janvier 2013, la DSN permettra aux employeurs de remplacer les déclarations auxquelles ils sont tenus auprès des organismes d'assurance maladie et de Pôle Emploi

Son recours devrait devenir obligatoire à l'horizon 2016. Mais la commission des affaires sociales souhaite repousser son entrée en vigueur à 2018, jugeant l'échéance proposée peu réaliste.